拓米集团普法季刊 | 第五期

《前言》

电子邮件的身影几乎是与互联网一起出现在大家面前的。随着电子网络技术的发展,涉及重要文件或内容的社会交往和商务交易都依托于电子邮件,随之而来的各类纠纷逐渐增多,电子邮件作为诉讼中的证据也极为常见。

二零二零年/第四期

案例一

 2010年7月，A公司与B公司签署《螺纹钢采购合同》，A公司向B公司采购螺纹钢100吨，钢材标准为直径2厘米。后由于市场行情变化，A公司通过电子邮件方式将采购钢材标准调整为2.3厘米，B公司同意。在交付过程中A公司发现交付钢材直径标准为2厘米，不符合要求，遂要求B公司返还购货款并承担违约责任。B公司坚持钢材生产标准符合《螺纹钢采购合同》要求，拒绝返还货款。

仲裁庭审理认为，双方通过电子邮件形式对合作事项达成一致，事实上变更了原《螺纹钢采购合同》中采购钢材的生产标准，仲裁庭予以认可。B公司未按变更后的钢材直径标准交付产品已构成违约，应承担违约责任。

相关法条：

最高人民法院《关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第一百一十六条规定：“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定。”结合本案，作为定案依据的双方往来邮件即属于电子数据的一种类型，可以作为有效证据提供。在此，提醒大家注意收集、保留各项电子证据，以保障自身合法权益。

案例二

2002年4月，北京某技术开发有限公司（以下简称“甲公司”）与陈某签订劳动合同，约定陈某担任该公司软件工程师，后来双方又续订了劳动合同，合同约定终止日期为2004年4 月。

2003年6月2日，甲公司收到一封署名为陈某的电子邮件，陈某提出辞职，公司对陈进行挽留，但遭到拒绝。于是公司同意陈某辞职并给与3600元奖金。辞职后，陈某拿着一份由北京市海淀区劳动争议仲裁委员会作出的决定，要求甲公司支付其解除劳动关系的经济补偿金3600元。

原来，在双方办理完解除劳动关系后，陈某找到海淀劳动仲裁委，以公司提出解除其劳动关系为由，依据劳动部1994年发布的《违反和解除劳动的经济补偿办法》第五条的规定，即：“经劳动合同当事人协商一致，由用人单位解除劳动合同的，用人单位应根据劳动者在单位工作年限，每满一年发给相当于一个月工资的经济补偿金。”请求裁决甲公司向自己支付两个月的经济补偿金，而甲公司已经给予的3600元奖金只能算是一个月的，在此基础上还应再支付一个月的经济补偿金3600元。

面对海淀劳动仲裁委的裁决，甲公司表示不服，将陈某告上了法庭，主张陈某首先提出解除劳动关系，向法院提交了那封署名陈某的辞职电子邮件予以佐证，并出示了北京市海淀区公证处作出的公证，证明与公证书相粘连的电子邮件复印件与原件内容相符，法院最终判决陈某败诉。

法院认为，只有电子邮件持有者本人才能使用其邮箱地址，尽管在技术上存在冒名顶替的可能性，但考虑陈某本身是软件工程师，具备较强的专业知识，其必然采取较之一般人更完备的措施来保障其电子邮箱的安全性，以及陈某与甲公司在发生离职电子邮件事件后办理了解除劳动关系手续的相关证据链，法院确定从陈某电子邮箱地址发出的离职申请系真实的，并无不当。

案例带来的思考

从以上两个案例中，我们能窥见电子邮件作为证据使用在司法实践中已普遍，符合证据三性（真实性、合法性和关联性）要求的电子邮件是可以作为证据使用。而作为公司员工，我们需要知晓：怎么合理、正确使用电子邮件才能在对外交易或交往过程中尽量保存确保邮件的真实、完整的电子邮件，以便于在将来可能的诉讼中起到至关重要的作用，以保全公司的利益。

因此公司在电子邮件使用中应参考以下注意事项：

一、从证据的形成方面考虑，我们需要确保电子邮件存在是真实、合法且主题明确。

1、涉及工作的内容，员工尽量使用电子邮件传输资料及信息内容，主要是保存时间长，便于追溯；

2、在邮件往来过程中，尽量把交流的主题事项在邮件中明确，邮件内容需表述清楚，明晰；

3、邮件往来方称呼尽量用全程，如能明确往来方的公司名称，尽量明确；

4、对于公司而言，为解决电子邮箱的确认问题，企业在员工入职后分配电子邮箱时，可以同时请员工填写《电子邮箱使用确认书》或者在《入职登记表》等文件上予以确认，即由员工以签名确认的方式确认邮箱为其本人使用。为了避免企业内部邮箱后台数据存在修改等可能性给证明带来障碍，同时可以要求员工确认某一外部电子邮箱为其本人使用，公司对员工发出的重要通知、函件等，可以同时发给其公司内部邮箱和外部邮箱。在此情况下，若发生争议，公司举出双方确认的往来电子邮箱的邮件内容，则可以作为案件证据使用。

二、从证据的保存方面考虑，员工要有证据留存意识，公司要提供相应便利。

1、在通过邮件交流过程中，尽量保证同一邮件交流连贯性，同一内容尽量保留回复、转发信息历史，保证证据的完整性；

2、邮件交流的主题内容也需要与附件内容相呼应；

3、公司对员工的电子邮件存储权可适当延长至员工离职后的2-5年，因为纠纷发生都有延后行，这样可尽量保证查询、使用到电子邮件作为证据。

三、从证据的收集方面考虑，尽量在法务或律师的指导下，保证电子邮件可以作为合法的证据使用。

1、电子邮件因为其科技型仍具有容易伪造或易被篡的特征，所以在收集电子邮件证据时，尽量采用公证等方式，避免法院不认可该证据的情况。

2、在业务沟通和公司管理方面，如果出现需要对方确认的文书，虽然以电子邮件形式发送，在条件允许的情况下，打印下来让对方签字盖章确认，避免出现纠纷时，举证无力。