「审计月刊」采购业务内控在企业管理中的作用

采购业务内控在企业管理中的作用

采购业务内部控制在企业管理中的意义

企业采购业务中的采购是指采购原材料、商品、无形资产、工程物资、固定资产及接受劳务等。采购业务内控从确定采购计划、选择采购方式、供应商的准入与评估、采购物资的验收与保管、退货管理等进行详细规定，在现代企业管理中存在着重要的意义。

采购业务内部控制在企业经营管理中存在的主要问题

（一）未进行集中采购与机构分离

主要表现在：一是企业分散采购与多头采购的现象较为严重，大批量的购买未进行集中采购，没有发挥购买方因较多的需求而享有议价的优势，增加了采购成本。二是对于重大与技术性较强的采购没有专业的技术人员和专家进行科学的论证，在采购决策与审批过程中未进行集体讨论与审批，增加采购舞弊的可能性。三是采购人员未按时轮岗，一名采购人员长期从事采购，更有一些小额采购或者零星采购全部由采购人员一人办理全部的采购业务，没有做到采购业务岗位职责相互分离与监督。

（二）未编制合理的采购计划，未将采购计划纳入企业的预算进行管理

每年年末物资需求部门没有以本年物资实际消耗量为依据编制下年的需求计划，甚至有时编制的需求计划没有上报采购部门进行汇总。导致采购部门在实际采购物资时盲目采购、未结合企业的实际需求、当前的库存情况、所需要采购物资的市场行情、企业的发展状况而进行采购，使企业的采购成本过高、实际物资储备量偏大，从而加大了企业的资金压力。

采购计划的编制没有经过相关负责人审批后报企业进行集体决定，所制订的采购计划没有作为企业的刚性指令严格执行，也没有将采购计划纳入企业的预算进行管理，使采购计划的编制形式化。

（三）未建立比较科学的供应商评估与准入制度

主要表现如下：

一是在供应商的选择与评价方面未能对供应商的信誉状况进行详细的了解，经营资质的合法性进行严格的审查，如果供应商不能合理选择，所购买的商品会质次价高，影响企业的经济利益。

二是在供应商档案的管理与维护方面，没有对企业新进供应商、原有供应商及潜在供应商的档案分别管理；没有对已经合作供应商、潜在供应商的行业发展状况、信誉情况跟踪评价了解；导致企业供应商的信息不能时时更新，所记录信息没有较好地反映供应商资质信誉状况、经营情况，从而不能及时淘汰不合格的供应商，使企业的经济利益受损。

（四）物资验收、仓储程序不规范

一是没有明确规定采购物资的验收标准及验收流程，没有要求验收人员需要对购货合同、采购申请单、发票进行相互核对后编制所要检验物资的目录，使得所验收物资的名称、规格可能与购货合同、采购申请单上的名称、规格不相符，不能真实地反映企业库存物资。

二是验收人员没有在物资入库前检查产品质量保证书、商检证书与合格证等证明物资质量状况的文件，对于一些技术性较强的、大批量的和新技术、较特别的物资，没有通过企业需求部门专业技术人员测试，也没有委托具有检验资质的专业机构或外部专家协助验收，不能很准确地确定所验收物资的质量状况。

三是没有对验收过程中发现异常情况的应对方法进行明确规定，导致企业负责验收的机构或人员在验收过程中对所验收物资出现的异常情况没有及时处理，从而延误了企业的生产、经营。

四是在物资储存过程中，没有对物资分类存放，没有按照物资属性、特征分别进行管理，导致物资由于储存不合理而霉烂、变质；仓库保管员没有建立物资储备台账，没能对物资的收、发、存数量详细记录，有些物资明明库存有剩余，没有对应的台账管理而再次购买，引起物资长期积压，造成物资减值；出入库手续不齐备、出入库审批不及时，财务人员做账没有依据，财务账务记录滞后于实物流转，没有起到财务账务管理对仓储实物管理的监督作用。

强化采购业务内部控制在企业经营管理中作用的对策和建议